一、现代企业建立内部控制制度的意义
内部控制制度作为一个系统,范围遍及企业生产经营管理的各个方面,影响到企业所有内部组织的机构的运作。它不仅包括对企业经济活动进行综合计划、控制和评价而制定、设置的各种规章制度,记录、复核、分析、检查各种信息资料及报告的程序和方法,还包括企业管理部门用来授权、批准、组织企业的供、产、销等经营活动的方式方法等。企业建立内部控制制度的意义在于以下四个方面:
1、保证经营目标的实现。利润最大化是企业追求的经营目标, 健全有效的内部控制制度,可以增强企业的管理功能,能够有效地贯彻经营方针,及时发现偏离经营方针和经营目标的行为,采取有计划性的措施,纠正偏差,从而保证经营方针和经营目标的实现。
2、有利于企业提高经营效率。内部控制制度所规定的相互促进、相互制约的关系,明确了企业内部各职能部门及工作人员的职责、权限,这样可减少不必要的请示、汇报,避免相互推诿,促使各部门提高经营效率。
3、保护企业财产安全完整。财产物资是企业从事生产经营的物质基础,必须保护其安全和完整。为此,通过建立起一套完整的内部控制制度,明确分工,落实责任,使各项财产物资从采购、验收、入库、保管、出库、使用等环节都受到严格控制,防止贪污、盗窃及其他不法行为,制止损失浪费,提高使用效率,达到资产保值增值的目的。
4、保证会计及其他核算资料的真实可靠。企业管理者组织生产和经营活动,需要大量正确的经济信息,以作出正确决策。随着经济的发展,企业的利害关系人也越来越多地关心企业财务状况和经营成果。通过内部控制系统的检查调整,可以保证和提高会计及其他业务记录的真实性和可靠性。
二、内部控制制度的控制方式
内部控制制度按控制方式可以分为两类:一类是用于防止不良后果的预防性内部控制制度;另一类是用于不良后果发生后的检测,以及时纠正错弊或补救的察觉性内部控制制度。
预防性内部控制制度能防止发生错误,从而避免损失浪费。例如,任用值得信任和有能力的人员,防止故意越轨行为而实行的职责分工(如出纳与会计必须分工、开具支票与掌管印鉴的人员必须分工等);为防止发生不正当业务而建立的文件、记录,以及适当的记帐程序;为防止将资产不恰当转换或占为已有而实施的资产实物保管制度等。预防性内部控制制度的成本效益要高于察觉性内部控制制度。
一般来说,企业要纠正错误的代价是比较高的,但察觉性内部控制制度是企业所不可缺少的,它能衡量预防性内部控制制度的有效性。预防性内部控制制度并不能有效地控制某些错误,必须在错误发生后将它们检查出来。察觉性内部控制制度包括对企业经营状况和经营成果的检查等内容,如清查现金、银行存款余额调节、应收帐款总帐与明细帐的核对、存货的实地清查和差异分析、往来款项的函证等等。企业管理当局要定期审核经营成果,同预算或预测进行比较,发生差异后,主管人员要知道为什么发生差异,及为克服不利因素正在采取什么行动。
三、企业内部控制制度的基本框架
1、组织结构控制。指控制任务在总体上的组织及部门中的具体排列,是为有效地完成企业目标而向企业各部门、岗位指定任务的有意识的结构。它是实现内部控制目标的基础。组织机构的设置是否适当,直接关系到企业能否合理地组织生产经营,及时发现和处理生产经营中所出现的问题,使生产经营活动顺利协调地进行。组织结构控制的核心在于设置合理有效的组织机构体系,使各部门、各岗位之间既相互配合又相互制约。上下级、各部门、各岗位之间既相互配合又相互制约。上下级、各部门、各岗位之间,不但分工要明确,而且要明确应有的职权和应负的责任。应该是没有一人能够控制任何一项经济业务的全过程,每个管理人员都有采取必要行动以履行其职责的权力,个人的职责应该始终有明确的规定,使职责不会被推诿,也不会被包揽。各企业都应根据自己的生产经营计划、政策、目标、规模、性质和市场因素等特点,选用合理的组织结构形式,以达到统一领导、分级管理、机构精简、高效合理的要求。
2、业务处理程序控制。指根据企业对经营管理的要求,对有关经济业务规定其处理程序,使业务处理规范化。规模化的业务处理程序可以使各级管理人员按照科学的程序办事,避免工作乱而无序,从而提高工作效率。业务处理程序的内容很多,如企业决策程序,材料采购业务程序,成本核算程序,产品销售业务程序等。业务处理程序与不相容职务的分离是密切相联的,不相容职务的分离控制是业务处理程序控制的基础。业务处理程序控制是不相容职务分离控制的动态表现。
3、授权批准控制。指企业各级人员必须获得授权和批准,才能办理有关经济业务。授权有一般授权和专门授权。一般授权是对业务人员经办常规业务标准范围的规定。专门授权是对业务人员经办特殊业务范围标准的批准,也就是说经办人员在办理超出一般授权规定的业务范围时,必须经过特别的许可。
4、文件记录控制。即要有充分的会议记录和其他业务记录并保证其全面、及时、真实和公允地反映经济活动。例如,会计业务中记帐凭证、日记帐、明细帐、总帐以及银行存款余额调节表、材料、产品盘盈盘亏表、试算表、工时记录等,这些记录形式能保证会计信息的真实公允性。对凭证编号、联数和传递程序的规定,在凭证和报表格式设计上,设置职务分离、授权批准、处理过程的标记也是记录控制的重要内容。
5、内部审核控制。在日常经济活动中,由于经办人员的行为或环境等因素的干扰,会使经济活动偏离既定轨道,所以需要在经济业务活动中设有专人或措施对有关处理进行日常监督。例如,支付现金要有财务主管审核;货款结算要有销售部门和会计部门的双重检查;为防止财产不受损失而建立的定期或不定期的盘点制度等。
6、人员素质控制。指采取一定方法和措施来选用和培养工作人员,使各级人员具有与他们所从事的工作相互适应的素质。内部控制制度所采用的一切方法、措施和程序,都离不开人的作用。离开了人的能动作用,设计再好的管理制度和控制措施也等于纸上谈兵。
四、目前企业在内部控制制度方面存在的主要问题
1、由于认识上的片面性,企业没有能够建立较完善的内部控制制度。如有的企业将内部控制制度狭义地理解为防止职工舞弊、欺诈所采取的内部牵制措施;有的企业认为内部控制制度就是会计稽核制度,而内部牵制、会计稽核制度都仅是内部会计控制制度的一小部分内容。
2、已经建立的一些内部控制措施、方法和程序等不能有效运转。①没有根据企业规模、业务性质等特点去设计,造成企业的内部控制制度不切合实际,偏离控制重心。内部控制制度的大多数措施一般是针对经常发生的、大量的经济业务,或已经发生和可以预料到的问题,而不是针对个别的、偶然发生的经济业务和很难估计到的有可能发生的问题。②要使内部控制制度有效地运转,领导的重视是关键。有的企业领导干部滥用职权,对建立和实施的内部控制制度不予置理或监督不力,使内部控制制度形同虚设,流于形式。③人员素质达不到要求。理想的内部控制制度是靠人执行的,目前我国企业的管理人员业务素质普遍较为低下,甚至有些管理人员与他人串通,利用职权舞弊,使内部控制失去有效性。
解决存在的问题,使内部控制制度充分发挥其应有的作用,是建立现代企业制度的迫切要求。
参考资料:http://www.chinaqking.com/%D4%AD%B4%B4%D7%F7%C6%B7/2009/25533.html