第1个回答 2022-06-11
不学会走捷径，活该你加班加到死
你正在绞尽脑汁地拟一份合同，主管A突然要你统计年中销售数据，不一会儿同事B请你帮忙修改一页PPT，这时行政姐姐通知一个小时以后开部门会议，正好又有客户打电话投诉昨天的订单出了错误……
这就是很多职场人每天的工作日常：一个接一个的任务不断，而且哪一个都不能怠慢。最终的结果，就是自己咬牙加班到天明。
咸鱼妞遇见过很多这样的员工：同时交给TA三件事，那么TA三件事都有可能搞砸。
而且不仅是新人，很多混了多年的老员工也常有这个问题。
结果就是，加班加到死，事情一团糟，老板不满意——你还想要加薪晋升？不存在的。
其实，你只要学会一点点任务管理的技巧，立刻就能让工作变得清晰有条理起来。
时间管理领域理论和工具繁多,什么GTD、番茄钟、紧急重要四分法、麦肯锡30秒电梯理论、莫法特休息法……听起来都很高大上。咸鱼妞几乎每个都试过一遍。
最后，选择了自己发明的那一个。
自从用了这种方法，咸鱼妞在三年里顺利完成了几个重要项目，接连晋升了两级，涨了四次薪——而且几乎没有加过班。
作为一个中国人，“磨刀不误砍柴工”的故事从小听到大，人人都会讲。
但是实际上，大多数在需要柴的时候，往往是直接抡起刀就砍。
从现在开始，在做每一件事情之前，一定要先问自己：有没有更简单的方法？
比如，Excel表一共有多少行？前段时间一个有科（闲）学（的）精（蛋）神（疼）的外国小伙子，花了9个多小时终于把Excel拉到了尽头的第1048576行。结果中国网友告诉他，按住“Ctrl+↓”，一键到底。
1. 先想清楚
2. 每天必须要做的工作流程化
3. 工欲善其事，必先利其器
先想清楚
接到一个任务后，先问自己两个问题：
怎么做？
有没有更简单的方法做？
然后，预估工作量，大致拟定几个执行方案，然后对比优缺点，最后选性价比相对最高的方案。
例如，假设你的上司在早上8点要你“弄清Excel表格一共有多少行”，并且必须当天告诉他结果。那么先问自己那两个问题：
怎么做？——数
有没有更简单的方法做？然后你会发现，你有如下几个选择：
1. 手动往下拉，完成时间无限大
2. 在搜索引擎中输入这个问题，看看其他人是怎么做的
3. 某度知道告诉你，一共有1048576行，但是不能确定真实性
4. 某乎告诉你，按住“Ctrl+↓”，一键到底
显然，此案例中应该采取一键到底的方案。如果你善用搜索技能，大概整个过程需要差不多十分钟。
每天要做的工作流程化
在你开始一项工作之前，先评估一下，这项工作里有哪些部分是每天都要做的。
比如说，咸鱼妞的工作，每天需要监控7个系统的数据和运行情况。咸鱼妞接到这项任务后，先花了半天时间，做了这几件事情：
1. 把七个系统添加进浏览器的书签，按系统名称命名，并且把每个系统都登录了一遍，让浏览器自动记住用户名和密码,
2. 开了一个Excel表格，做了七张工作表，记录每个系统每天的运行数据,
3. 把七个系统的用户名和密码做了备份，打印几张，办公室、家里、工作笔记本电脑包里各一份,
于是，
· 打开任一系统只用两秒钟——不需要翻箱倒柜地找地址和用户名密码，有效避免突然找不到或者忘记的情况，并且给领导留下走心工作、认真负责的好印象
·每天上班前用5分钟在Excel表里记录前一天的运行情况，等到要写周总结、月总结、季度总结、年度总结以及其他各种总结的时候，利用Excel自带的公式功能，统计出你需要的数据——如果你到了年末的时候再回来清点一年的情况，那简直是灾难。并且，日常记录也可以帮助你详细了解系统运行的情况
需要注意的是，如果一项工作是你每天都要做的，在制定流程的时候也需要选择最方便且成本最低的方案。
工欲善其事，必先利其器
如果你发现一个任务的工程量特别巨大，你就应该在开始工作之前先问问自己：
有没有什么工具可以让这项任务变得简单一点？
比如，咸鱼妞的日常工作需要随时处理从数个渠道进来的信息：微信，3个公共邮箱以及一个企业内部通讯工具，
于是咸鱼妞安装了微信PC端——这样就不用在手机和电脑间来回切换，并且可以随时收发文件，
安装了Outlook并且同时添加了三个邮箱——不用在三个账户之间来回切换，且有新邮件会随时弹出通知，处理邮件也很便捷，
将企业内部通讯工具设置成开机自启动并锁定到任务栏——不会忘记登录以错过工作信息
寻找工具的过程有时需要花一点时间，咸鱼妞曾经有一个同事，总是不喜欢浪费一丁点宝贵的时间，在咸鱼妞还在研究怎么用Excel的公式统计几千个年度数据的时候，该同事已经兴致勃勃地拿了一大张白纸，右手抄数字左手按计算器，结果咸鱼妞已经回家看跑男了，这姐们儿还在奋笔疾书算数。
明白了以上三个基本理念之后，我们需要建立自己的工作任务管理系统。
这项工作并不难，你只需要一支笔，和一个结实一点的本子（不要用单张的白纸或者便签）
然后，翻开笔记本第一页，写上当天的日期，画风随意。
接着，把这一页分成以下几个区域，画风随意，
TO DO List： 这一个区域用来记录当天确定要做的事情，比如几个月前就约好的客户、确定下午两点要开会议、今天一定要上报的数据等等。完成一项打个勾，当天没完成的，记录下进度和原因，并且把任务挪到下一页。
突发事件： 这一个区域用来记录当天突然接到的任务，比如帮同事修改一页PPT、刚刚产生的一笔报销、临时预约会议室等等。如果这个任务是长期的，那么可以记录到后面的“TO DO List”里面。同样，记录工作完成情况。
Note： 这一项用于补充任务说明，比如具体对接人、完成情况、遇到哪些困难、会议发言要点等等。
以上三个模块是必选项目，此外各位小伙伴可以根据自己的实际工作情况，设置符合自己需要的模块，例如心得总结、日程安排等等。
页面设置好以后，每天上班到岗的第一件事，打开这个本子，翻到当天那一页，在你工作的过程中，让它一直摊在你的办公桌上，以方便你随时查看记录。
至此，每天要做什么事情就有了大概的规划，你至少可以清楚地知道每天要做哪些事情，不至于瞎忙。
先来做一道数学题：
妈妈让小明给客人烧水沏茶，洗水壶需要1分钟，烧开水需要15分钟，洗茶壶需要1分钟，洗茶杯需要1分钟，要让客人喝上茶，最少需要多少分钟？
很多人大概小学就会做这道题。但是到了职场，却常常忘掉这个思路。
咸鱼妞遇到过一个妹子，就是出了名的脑子混乱，正在洗茶杯的时候想起来茶叶还没准备，于是去拿茶叶，拿了茶叶回来就洗茶壶，洗到一半想起来应该先烧水，又发现水壶是脏的，然后赶紧去洗水壶……最后自己焦头烂额，事情还一样也没做好。
著名的紧急/重要四象限法是一个很好的工具，但是往往工作中面临的情况是，你并不能完全分清哪些是紧急的、哪些是重要的。
所以咸鱼妞结合了一下这两种方法，充分利用时间差，用最短的时间完成所有任务。
比如，你发现今天的TODO List 上有五个任务：
· 拟合同
· 给王先生回邮件
· 找行政报销
· 下午两点部门例会
· 修改PPT（需要根据王先生的意见修改）
那么，一种比较好的方案是：
1. 给王先生回邮件
2. 等王先生回复，拟合同
3. 把拟好的合同交给领导，顺路去找行政报销
4. 开部门例会（这个反正不能改）
5. 等到了王先生的邮件，修改PPT
最后，咸鱼妞要强调一下，在你接到一个任务时，一定要记得问一下这项任务的Deadline。
这种任务管理系统的思路，不仅可以用于工作，在日常学习和生活中，也是很好的提高效率、培养思维的方法，各位小伙伴随时可以练习。
本期分享就是这样啦，如果你对这个话题有什么心得或者问题，欢迎给咸鱼妞留言探讨~~