第1个回答 2022-06-16
在各种培训，各种讲座，各种音频课上，我们常常会听到“时间管理”这个词，似乎很新鲜，但并不是一个新概念，又为什么这个词近几年会如此流行？
大致是因为近几年来知识付费风口来临，全民被营造出的“知识焦虑”所影响，导致每个人主观上觉得自己的时间完全不够用了，要拼命学习才在被时代所抛弃时，有幸与你打一声招呼。
在这样一个时代背景下，绝大多数的人都认为：想要变得更好，就要把有限的固定时间在学习、工作、生活上合理安排，这便催生出“时间管理”的全民热度。
一、时间管理是什么？
时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标。
没错，时间管理最重要的是运用技巧、方法、工具来掌控对时间的利用，从长远来看，技巧与方法固然重要， 但从根本上来看，时间管理是一种自我管理, 重点不在于时间本身, 而取决于自己的观念和行为。
时间管理，管理的不是时间，而是自己！
要想在职场、生活中高效利用时间，首先要改变自己对待时间的观念、习惯，进而去改变日常的行动，所谓“自律即自由”，实则是对观念和习惯改变的目标状态。
二、如何改变时间观念？
要想改变对待的时间的观念，首先要明确最大的敌人是什么？
时间管理最大的敌人是自己的惰性！表现在对诸多事宜或多或少喜欢拖延。
2.1 如何战胜惰性？
Keep app将“自律给我自由”作为开机画面，作为一款运动记录的工具，其中深意不言自明，自律是战胜惰性的最好办法，但如何做到自律？
建议从三个方面去做好自我管理：首先管理好自己的心态，其次是管理好自己的情绪，最后管理好自己的行动。心态影响情绪，情绪决定行动，环环相扣。说到底，好的心态是做好事情的开端。
我常常告诫自己，如果想要改变生活现状，首先要改变自己的观念，观念是一个人做事形成内驱的原动力；如果你觉得世界太黑暗，那么所有发生的事都会让你不开心，那么你就失去了做事的动力；在工作中，我也常常自勉，每次当我在工作中感到想要放弃时，一定会告诉自己，没有一份工作是容易的，没有一次创业是不艰难的，生命中总有一段路是要自己独自走完，总有一段路是含泪潜行的，与其抱怨，不如调整心态去坚持。
2.2 如何改变心态
心态管理与情绪管理有很多实操性的书籍和课程，在这里不做赘述，在这里只分享一点，心态与情绪管理有一个实用技巧，我们将“态”字拆开来看，就是“心大一点”，字面意思很明确，凡是心大一点，少一些纠结和计较，多一些理解与宽容，与人宽容，于己理解。
三、时间管理技巧与工具有哪些？
将心态调整好之后，如何去利用时间管理的工具与方法去掌控时间？在接触实用工具之前，我们先来回想一下，每天的时间是怎么度过的？
3.1 六个问题分析时间利用
生活与工作从三个问题来回答，你是否一直在做自己喜欢的事？你是否有较强的内驱力去做事？你是否在按照自己的节奏在生活？
工作与琐碎从三个问题来回答 ，认真工作花了你一天多少时间？不算开小差和打酱油的时间，琐碎花掉你一天多少时间？鸡飞狗跳的状态，做啥事都是火急火燎的状态，你一天的时间是碎片的还是被凑成整片的？以分钟计算的为碎片状态，以小时计算的为整片状态。
相信很多人看到这6个问题，一时间很难快熟回答出来，这个能理解，毕竟不是所有人都懂得时间管理和自我管理，这也是写这篇文章的出发点，希望通过这篇文章，能够让看到文章的人快速进入时间管理的初级阶段，能正视时间利用，能运营技巧和方法做好合理的时间分配与利用。
以上6个问题核心逻辑是个人时间利用的可视化呈现，如果你能很清晰的看到每天的高效时间段和时间黑洞，那么这几个问题可能不需要2分钟就能回答出来，那么，如何才能发现每天的高效时间段和低效的“时间黑洞”？
3.2 时间管理技巧1：一周时间日志
如图所见，将每天的时间划分为以小时为单位的时间段，横轴为一周七天，竖轴为一天的时间段，当然你也可以半小时为单位划分的更加细致，但作为初级时间管理者运用一周时间日志，建议以小时为单位去划分，细致记录一天中每个小时的时间是如何利用的，便于每天做时间利用方面的总结。
时间日志只需要连续坚持两周就能很清晰的发现每天的时间利用率、高效时间段和时间黑洞，这是时间管理入门必不可少的工具之一，简单易操作，实用性强，持续坚持发现根源，持续优化，让自己变得更好。
当你分析出每日的时间利用效率之后，如何去优化和改善？如何更高效利用时间，让自己对时间更有掌控性？
3.3 时间管理技巧2：GTD
GTD（Getting Things Done）的核心逻辑是通过记录的方式，把头脑中的各种事情移出来，然后整理安排去执行。
核心环节是以下5个步骤：（如图所示）
3.3.1 收集---收集记录（笔记类、清单类工具）
人的大脑记忆在一定时间内容是有限的，不要相信所有事情发生之后，你依然能清晰的记得，释放大的储存负载，让大脑着重于去思考。
3.3.1.1清单、笔记类工具
收集与记录都有相应的工具 ，比如to do list、奇妙清单、幕布，印象笔记、有道云笔记、石墨文档等都是不错收集整理工具，其中清单类的工具主要用于日程管理和时间分配，将每日、每周、每月的事情记录下来，安排在固定的时间段去处理，释放大脑的记忆存储；如笔记类和文档类的工具，便于分类收集事务和资料积累，形成自己的资料库。
3.3.2 处理---整理分类（四象限法则、两分钟法则）
每天对收集的事务进行整理和分类，对事务一般分为三类：日程事情、固定事情、重要事情。
日程事情可以理解为每天按时间顺序发生的，且计划在工作流中发生的事情，如，每日制定的工作计划，完成某项工作，约见某人等等计划在日程里的事务；
固定事情，每日固定开展的事情，比如每日上下班记得打卡，每日例会或者每周的周例会，某些岗位的每日固定要完成的工作，如新媒体岗位每天固定输出一篇文章等；
重要事情，每日，每周，每月分别确定最重要的三件事，如何确定这三件重要的事需要依靠一套工具， 如四象限法则。
3.3.2.1四象限法则
四象限法则，把工作或者事务按照重要与紧急两个维度划分成四个象限，分别是第一象限：既重要又紧急，必须立即去做，不然会影响工作结果；第二象限：重要但不紧急，需要制定计划去做；第三象限：紧急不重要，可以安排人去做；第四象限：不重要不紧急，尽量不要去做。
3.3.2.2两分钟法则
在分类的过程中，同时需要依靠 两分钟法则 来决定临时性的事件是立即处理，还是先分类再安排专门的时间去处理。两分钟法则的核心在于一件事如果能在2分钟之内解决，无论何事立马着手去做，如果不能，则迅速进行分类，另行安排专门的时间去处理。这样分类快速处理的好处可以在一定程度上减少事务堆积而导致的拖延。
3.3.3 计划---计划安排（三只青蛙理论、习惯21天效应）
3.3.3.1 三只青蛙理论
提前做好每日、每周、每月的计划与安排，推进日程表，在做工作计划与安排是需要明确最重要的三件事，这就是 “三只青蛙理论” 的核心逻辑，每天下班前确定第二天最重要的三件事，同理，每周、每月处理完最重要的三件事，那么剩余的工作都会变得轻松豪无压力，吃掉那只青蛙，生活与工作将会变得游刃有余。
3.3.3.2 习惯的21天效应
如何才能坚持去吃掉每天的三只青蛙，高效能人士都会用的习惯养成方法， 习惯的 21 天效应 核心逻辑在于凡事确定目标，寻找内驱力（做事的意愿）以及找到达成目标的策略，坚持21天能养成一个良好的习惯。
3.3.4 执行---坚决执行（番茄工作法、心流通道）
3.3.4.1番茄工作法
执行是GTD的最关键一步，也是成功与否的关键，一次只执行一件事，既不要多线程，也不要让你的工作突然中断。做一件事需要保持专注，最实用的技巧就是 “番茄工作法” ，核心逻辑流程如下图：
番茄工作法需要借助番茄钟工具进行记录，一般番茄钟设置为25分钟，可以事先评估吃掉一只青蛙所需的番茄钟多少去实施，至少1个番茄钟起步，保持专注，中途不做任何无关的事，直到番茄钟响起，休息5分钟，继续番茄钟，每4个番茄钟可多休息10分钟，因为一段时间内的专注力也是稀缺品，专注力也是一个与时间比赛的游戏。
为了赢得这个游戏，需要借助技巧去规划和培养专注力，比如设定固定的工作/学习时段，并养成习惯，通过习惯的力量去减少在开始之前因为需要去选择而导致的过多内耗；再比如，在开始工作/学习之前给自己设定具体的目标，这是一各非常重要切不能省略的步骤，通过寻找两个问题的答案来确定这个目标，这段工作/学习时间，要获得什么？需要多长时间完成它？
3.3.4.2 心流通道
当你获得一段时间的专注之后，你会在这段时间内高效工作，实际上是进入到“心流”的状态。
何为“心流”？ 是一种为完成任务而处于高水准调动自身能力的状态，接近于一种注意力高度集中的精神状态。
如图所示，进入心流状态有一定的先决条件，从工作的挑战与技能范畴去衡量，达到一种平衡状态便容易进入这一状态，若失去平衡容易进入焦虑或者无聊的状态。
3.3.5 回顾---回顾检查（PDCA循环法）
3.3.5.1 PDCA循环法
对于执行的效果进行回顾总结，需要借助工具来做到循序渐进， PDCA 循环法 通常对长期目标、中期目标、短期目标进行回顾，总结哪里做的好 或者不好，进一步寻找优化方法，重新调整计划不断优化结果产出，可以让自己或者团队做到阶梯式进步。
四、碎片时间利用
不用统计，我们的时间系统运行一天下来，必然会出现大量的碎片时间，有主观原因也有客观原因，比如因为临时性的工作打断导致的注意力分散；因为个人的自律导致工作间断等，一天下来，时间很难被凑成整块的，但碎片时间对于一个人的学习成长是非常重要的，可能有人会认为1分钟、5分钟、10分钟根本做不了什么事，其实这是一个认知误区。
4.1 学习型组织成长模型
如果我们身处在一个学习型组织里，那么这样的组织是由一个深层学习循环所构成的，即通过认识和感知，改变人们的态度和信念，进而产生学习的内驱力，进而获得新的技巧和能力，不断循环促进个人和组织的整体实战水平不断提。
学习型组织在时间投入与能力水平提升上存在一个提升曲线，适用于大多数学习的个人，当我们接触一种新的知识或技能时，会有一段较为漫长的积淀期，俗称入门，当你具备基本的知识架构体系之后，再去接触和运用时会快速领悟和转化成实战技能，当然，每一项技能都有天花板。
专注的时间投入与能力提升是成正比的，与一万小时理论和刻意练习同理，要想日益精进，必当花时间刻意练习。
4.2 能力提升721法则
当然，对于能力提升有众多途径，但 能力提升 721 法则 最具指导性。
在所有能力提升的过程中，在岗实践占能力提升来源的七成，包括行动学习、岗位实践，前辈指导等；交流复盘占能力提升来源的20%，包括与人交流面谈，跨界，复盘等；教育培训只占10%，包括面授培训、在线学习，实际上近两年来兴起的知识付费在能力提升中占很小的比例，这也是为什么越来越多的人屯课，屯完之后越来越焦虑，忽略了能力获得的重要方式是行动与实践。
我们理清楚了能力提升与时间的关系，以及能力提升的主要途径之后，需要去寻找为什么？也就是“内驱力”。能力提升需要自律，自律是反人性的，需要去刻意练习。
4.3 寻找内驱力
为什么要早起？
为什么要提升自己？
为什么要拖延？
很多时候，我们只关注自己的时间和事情的本身，却忽略了关注自己的真实想法，知道为什么，才会知道如何做以及做什么。
通过不断问自己为什么，去找到提升自我的内驱力，找到内驱力的源泉之后，做任何事都容易进入心流通道。
4.4 判断什么对自己重要
找到内驱力之后，需要去判断什么事对自己更重要，需要有短期、中期、长期的评判标准，这一标准来源于你的价值观和人生规划，决定未来你自己想要成为什么样的人。
自我评定可以借助三个关键词来分析， 舒适区、学习区、恐慌区 ，可以做成这样的圆形图，每个人都可以很容易将舒适区的工作或技能罗列出来，这一区间代表着做这些事不会让你感到压力和焦虑，往往对事情的结果都在掌控之中；学习区代表着这一区间的能力需要快速提升，可能已经入门了，但需要精进，对这一区间的技能有着提升的渴望，对事情的结果还不能有效的掌控；恐慌区的工作或技能是非常缺乏的，但偶尔会遇到，会让人感觉到焦虑和倍感压力，但需要鼓起勇气去突破的。
走出舒适区，迈向更广阔的的天地。
4.6 重新思考碎片时间利用
1分钟、5分钟、10分钟能做什么？
当你想清楚这样的碎片时间如何利用之后，你会觉得你的时间一下子多了几倍，不再为这么一丁点时间我能做什么而苦恼，也不会因为每天的时间被打碎而虚度光阴。1天、1月看不出差别，但1年、5年差别就会越来越明显。
4.7 凑出整块的时间，谅解自己
有研究表明，当你拿起手机时，刷微信与微博的频率大致6分钟一次，也就是你的时间被切割成6分钟一个区间，可以在手机上装一个moment之类的APP，很容易分析出自己使用手机的习惯。有两个建议去改善这一状况，可以制造屏蔽空间，在早上和晚上凑出整块的时间去处理需要长期坚持完成的事。
在一定程度上要谅解自己，接受人无完人这一现实，接受短暂的游离，不必过于自责，但要懂得及时调整。
在此，分享一个很励志的公式，足以佐证你的长期努力未来获得的复利效应，看似细微的差别，实则对结果影响巨大。
所以，时间管理归根结底是自己的心态管理，自己的情绪管理，最重要的表现是自律。