随着科技的日益发达，传真机也成为我们办公生活中不可缺少的一员，基本上每个公司都会有一台甚至多台传真机，很多人还用过传真机。那么，大家知道如何使用传真机吗？下面就为大家介绍下传真机的使用方法，一起来学习下吧。
如何使用传真机
想更好的使用传真机首先要了解下传真机的工作原理。传真机的工作原理其实相对简单，首先将需要传真的档通过光电扫描技术将图像、文字等转化为采用霍夫曼编码方式的数位信号，经V.27、V.29方式调制后转成音讯信号，然后通过传统电话线进行传送。接收方的传真机接到信号后，会将信号复原然后列印出来，这样，接收方就会收到一份原发送文件的影本。
很多人不知道具体怎么使用传真机，按以下步骤操作就可以了：
1、先将普通电话线接到传真机LINE埠上。
2、把你要传的文件放到进纸处。
3、（知道方向的就不用看这步了）有的机子是文字面向上， 有的向下。如果不清楚哪面，可以先复印下，复印出来有字，那就可以确定方向了。
4、按免提键或提起听筒，随便哪个都可以。
5、拨需要传到对方的电话号码。
6、（对方是手动接收）然后对方接通后，告诉对方给你一个信号，对方给你信号后会有“滴……”音。
7、按“确认”或“开始”键等纸张自动走完就可以了（有的传真机上的确定和启动是一个键）。
8、（对方是自动接收）听到“滴……”音按“开始”或“确定”键等纸张自动走完就可以。
9、传完后养成一个号习惯，就是打电话给对方询问下传真件是否收到。
只要按以上操作就可以使用传真机了，传真机的使用有够简单！
传真机怎么发传真？
1、首先打开传真机盖子，把要传真的内容放入传真机，传真机会将稿件吸入几毫米的距离，表示放入稿件成功。
特别提示：通常传真机上都会有一个小标示，提示怎样放置档，我们用的传真机是将文字面向下的（一般的传真机都是文字面向下）。
2、提示传真机听筒或按下免提键， 拨通对方电话号码。
3、如果对方是自动传真的话，等待传真机自动回应并发出“嘀～～～”的传真信号，此时按下“传真/开始”按钮，传真就会自动传送了。
如果对方是人工应答传真，需要等待对方接听电话。当电话接通时，你需要向对方表明意愿（如：您好！请将传真将给某某某，谢谢！）。
4、当听到“嘀”声之后，按下你传真机上的“启动”键，开始传真，同时放回听筒挂机;等纸被全部“吐”出来之后，就表示传真成功。
其实，传真机的使用方法并不复杂，只要用过几次，您就知道传真机怎么发传真了。另外，我提醒您在传真机的背面，底面均有通风孔。为避免传真机过热（将引起运转反常），最好不要将传真机置于床上、沙发上、地毯上或其他类似的柔软台面上。
不应靠近暖风或热风机，传真机也不应放在壁橱内、书柜上及其他类似通风不良的地方。
传真机使用注意事项
1、不要使用非标准的传真纸。劣质的传真纸光洁度不够，使用时会对感热记录头和输纸辊造成磨损。记录纸上的化学染料配方不合理， 会造成印字品质不佳，保存时间变短。
2、不要随意更换电源线。传真机原机所带电源线的插头都是3针式插头，中间1针起保护接地作用。若将其拔掉或改用两针插头，则对安全不利。
3、合纸舱盖的动作不宜过猛。传真机的感热记录头大多装在纸舱盖的下面，合上纸舱盖时动作过猛，轻则会使纸舱盖变形，重则会造成感热记录头的破裂和损坏。
4、有装订针、大头针之类硬物的图文资料，以及墨迹或胶水未干的稿件不宜发送。这是因为上述硬物容易划伤扫描玻璃或其它装置，引起传真机故障。而稿件上的墨迹或胶水未干则易弄脏扫描玻璃，造成传真机发送品质下降。
5、不要频繁地开机。这是因为每次开关机都会使机内的电子元器件发生冷热变化，而频繁的冷热变化容易导致机内元器件提前老化，每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿命。经常通电其实是传真机最好的保养方法。
6、传真机周围不要有大功率的用电设备，不宜在高温、强磁、强腐蚀性气体的环境中使用。高温、强腐蚀性气体不但会影响传真机记录纸的印字品质，而且会对电子线路造成不良影响或毁坏。强磁场不仅会干扰通话，还会传送的图像失真。
7、不要把传真机当作影印机来使用，重要资料要用静电影印机复印后保存。有人用传真机的复印功能来复印资料。传真机完成复印功能的主要部件是感热记录头，它是传真机最重要的部件之一，靠自身发热工作，因应尽量减少其工作时间，以延长传真机的使用寿命。另外传真纸记录的档不宜长期保存。这是因为传真纸上的化学染料不稳定，时间长了或受阳光照射后，传真纸上的字会逐渐退色。因此，对于重要的、需要长期保存的档，一定要用静电影印机复印一份长期保存。
8、传真机忌讳尘土，一旦尘土进入传真机的光学扫描系统，会影响传真机发送和复印的品质，尘土从窗户的缝隙中进入室内，放在窗下的传真机出现问题的可能性就大大增加了，清洁传真机扫描系统的工作，对专业维修人员来说虽然并不是很困难，但也应该尽量避免麻烦;另外，雨季如果窗户没关，雨水进入传真机造成短路故障将是一件很棘手的事情。
传真机常见故障处理解决方法
一、文件复印全黑
原因：扫描器、主机板或者热感头故障。
处理方法：首先进入服务模式，测试热感头，如有问题，更换。如没问题，检查主机板上扫描器插口是否插接良好，如果插接良好，先更换主机板，如仍不能解决，则为扫描器故障，更换扫描器。
二、文件复印不清晰
原因：扫描器或白辊脏。
处理方法：清洁扫描器和白辊。
三、文件复印1/4白
原因：热感头或者扫描器故障。
处理方法：首先进入服务模式，测试热感头，如有问题，更换。如果热感头良好，则为扫描器故障，更换扫描器。
四、文件复印全白
原因：主机板，热感头或者扫描器故障。
处理方法：首先进入服务模式，测试热感头，如有问题，更换。如果热感头没问题，更换主机板，复印仍显示全白，再更换扫描器。
五、文件复印时一侧字迹不规则范白
原因1：上盖扣合不严或范白一侧的挂钩没有挂到位。
处理方法：打开面板后压住两边用力重新扣合。
原因2：也可能是热感头（TPH）错位所致。
处理方法：打开面板后反复按压热感头，调整使其复位。
六、文件复印有黑带
原因：扫描器（CIS）表面脏或者热感头故障。
处理方法：可以先清洁扫描器，如仍有黑带，则更换热感头。
而频繁的冷热变化容易导致机内元器件提前老化，每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿命。经常通电其实是传真机最好的保养方法。
6、传真机周围不要有大功率的用电设备，不宜在高温、强磁、强腐蚀性气体的环境中使用。高温、强腐蚀性气体不但会影响传真机记录纸的印字品质，而且会对电子线路造成不良影响或毁坏。强磁场不仅会干扰通话，还会传送的图像失真。
7、不要把传真机当作影印机来使用，重要资料要用静电影印机复印后保存。有人用传真机的复印功能来复印资料。传真机完成复印功能的主要部件是感热记录头，它是传真机最重要的部件之一，靠自身发热工作，因应尽量减少其工作时间，以延长传真机的使用寿命。另外传真纸记录的档不宜长期保存。这是因为传真纸上的化学染料不稳定，时间长了或受阳光照射后，传真纸上的字会逐渐退色。因此，对于重要的、需要长期保存的档，一定要用静电影印机复印一份长期保存。
8、传真机忌讳尘土，一旦尘土进入传真机的光学扫描系统，会影响传真机发送和复印的品质，尘土从窗户的缝隙中进入室内，放在窗下的传真机出现问题的可能性就大大增加了，清洁传真机扫描系统的工作，对专业维修人员来说虽然并不是很困难，但也应该尽量避免麻烦;另外，雨季如果窗户没关，雨水进入传真机造成短路故障将是一件很棘手的事情。
传真机常见故障处理解决方法
一、文件复印全黑
原因：扫描器、主机板或者热感头故障。
处理方法：首先进入服务模式，测试热感头，如有问题，更换。如没问题，检查主机板上扫描器插口是否插接良好，如果插接良好，先更换主机板，如仍不能解决，则为扫描器故障，更换扫描器。
二、文件复印不清晰
原因：扫描器或白辊脏。
处理方法：清洁扫描器和白辊。
三、文件复印1/4白
原因：热感头或者扫描器故障。
处理方法：首先进入服务模式，测试热感头，如有问题，更换。如果热感头良好，则为扫描器故障，更换扫描器。
四、文件复印全白
原因：主机板，热感头或者扫描器故障。
处理方法：首先进入服务模式，测试热感头，如有问题，更换。如果热感头没问题，更换主机板，复印仍显示全白，再更换扫描器。
五、文件复印时一侧字迹不规则范白
原因1：上盖扣合不严或范白一侧的挂钩没有挂到位。
处理方法：打开面板后压住两边用力重新扣合。
原因2：也可能是热感头（TPH）错位所致。
处理方法：打开面板后反复按压热感头，调整使其复位。
六、文件复印有黑带
原因：扫描器（CIS）表面脏或者热感头故障。
处理方法：可以先清洁扫描器，如仍有黑带，则更换热感头。