大家好,我是新毕业的财务新手,进了公司费用管理部门,领导让我针对目前的费用报销方面做优化,尤其是出差这块费用很大,感觉不知道怎么下手,有没有好的差旅管理方面的建议呢?比如费用控制、机票、酒店供应商好的推荐等等。
做了很多年的行政管理工作,说一下个人的看法,希望对你有所帮助。
你刚接手这一块的业务,建议你先不要盲目开始,先理一下当前存在的问题,根据你描述的情况,大致可能存在以下几个问题:
费用报销的流程是否合理,不合理的情况有很多,比如审批流程慢,纸质报销单找领导签字难,还有可能存在一些费用的审批权限和责任划分不清楚,导致员工审批和报销的时候不确认找谁批的问题;
费用管控的问题,费用标准这方面的制度是否完善,是否完全落地执行,员工报销的票据是否符合财务要求,差旅费用高的话,公司是否按照职级按照差旅地域对机票/酒店/用餐这方面做了细节要求;
财务做账方面的问题,票据是否合规,是否有按多成本中心,多项目进行了费用、收入和利润方面的多维数据统计;
针对上面的问题,几点参考建议:
对公司现有的报销流程进行梳理归类,建立标准化流程;
费用管控方面的制度是公司发展到一定阶段必须完善的制度之一,不仅仅是差旅制度;
财务记账和审计方面的事情,发票合规的问题,这个你应该是专业的,这里不多说,你思考一下,如果解决了对账的问题,是否可以通过月结和大发票的方式来提高效率;
最后说一下我目前公司的情况,我们公司不从事生产,主要代理国外的产品,所以常年有上百人的销售和售后团队满中国跑,所以差旅管理很麻烦也很重要,除了你面临的报销和审计问题,还有考勤,所以我们去年用了全程费控来单独做差旅服务和费用管控,目前看效果还可以,成本有降低,费用合规方面的风险也得到控制。
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